Как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля ?

В данной статье подробно рассмотрим как заполнять "Путевой лист легкового автомобиля" Форма №3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78  по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минатрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ на автомобильном транспорте, распростаняется на юридические лица всех формсобственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер, согласно Письму от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 Федеральной Службы Государственной Статистики "О порядке применения путевых листов легкового автомобиля".

Путевой лист легкового автомобиля (форма №3) — первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью.

Приведенный в примере путевой лист заполнен согласно Приказу №152 от 18 сентября 2008 г. Министерства Транспорта Российской Федерации "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ПОРЯДКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ".

Путевой лист

Поля лицевой стороны:

Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 293, или ПЛ00037)и не должна повторяться. 

Серия – указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.

Дата – это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца. Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-02.09.2016).

Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «СССР Такси»).

Форма по ОКУД - для легкового такси ОКУД 0345003 (проверьте, чтобы в конце кода обязательно стояла цифра 3)

Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации.

Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере РЕНО МЕГАН 3). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды (№) от (дата) с ООО «СССР Такси»).

Государственный номерной знак – гос. номер автомобиля (в нашем примере О658АТ37).

Гаражный номер – заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.

Водитель – ФИО водителя (в нашем примере Касимов Р. В.).

Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.

Удостоверение № - номер водительского удостоверения водителя. 

Класс – класс водителя.

Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.

В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «СССР Такси»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (в нашем примере ООО «СССР Такси»), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».

Адрес подачи – адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.

Время выезда из гаража – заполняется время выезда из гаража. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.

Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Смирнова Е. Г.).

Механик – подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию (в нашем примере Петров С. М.). Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.

В свою очередь водитель расписывается в том, что принял автомобиль в исправном состоянии.
Время возвращения в гараж - заполняется время возвращения в гараж. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.

Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера подтверждающего своей подписью время прибытия в гараж. Так же диспетчер делает необходимые отметки (опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочее), (в нашем примере Смирнова Е. Г.).

Автомобиль сдал водитель – подпись и ФИО водителя в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.

Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС. 

Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию. 

Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.

Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).

Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:

Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100.
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом: 
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего - количество горючего при возвращении.

Показание спидометра (одометра) при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.

Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.

Экономия - Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.

Перерасход - Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.

Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.

Под подписью медицинского работника ставится печать организации. 

Заполнение оборотной стороны

Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ.

Поля оборотной стороны:

Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.

Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код. 
Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.

Место отправления – Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.

Место назначения – Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.

Время выезда - Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.

Время возвращения - Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.

Пройдено - Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).

Подпись лица пользовавшегося автомобилем - В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.